Niektóre firmy dostarczają wybranym odbiorcom towary z dużą częstotliwością, np. codziennie lub do wielu punktów odbioru w przeciągu tygodnia. W takim wypadku możliwe jest dokumentowanie dostaw tzw. dowodem dostawy i wystawienie np. raz w tygodniu faktury zbiorczej obejmującej wszystkie towary dostarczone w tym czasie.

W zasadzie istnieją dwie możliwości obsługi takiej współpracy z odbiorcami.

Pierwszy polega na wystawianiu w Programie Obsługi Handlu dokumentów WZ (dowód dostawy) w celu zdjęcia towaru z magazynu. Następnie w odrębnym module Faktury Opisowe i Zbiorcze wystawia się jeden zbiorczy dokument sprzedaży. Istnieją bardzo wygodne mechanizmy pozwalające przygotować takie faktury błyskawicznie dla wskazanych odbiorców i szybko je wydrukować.

Drugi sposób opiera się na wykorzystaniu zamówień odbiorców (ZO). Towary wydawane kolejnymi dostawami są wpisywane na dokument zamówienia i dokonywana jest ich rezerwacja. Zamówienie można wydrukować np. jako WZ do zamówienia lub Dowód Dostawy. W odpowiednim momencie tworzy się fakturę zbiorczą, na którą automatycznie są przepisywane pozycje z odpowiednich zamówień danego odbiorcy. Taki sposób działania pozwala wykonywać wszystkie czynności w obrębie jednego Programu Obsługi Handlu. W niektórych jednak firmach może przeszkadzać fakt, że ZO tylko rezerwuje towar na karcie magazynowej - stan magazynowy nie jest zmniejszany. Następuje to dopiero po zatwierdzeniu faktury zbiorczej.

Niektórzy odbiorcy, zwykle są to duże sieci handlowe, wymagają by na dostarczanych fakturach umieszczone były ich kody towarowe, tj. oznaczenia towarów, które są używane w systemach komputerowych tych firm. Często jest to niezbędny warunek nawiązania, bądź kontynuowania współpracy z dostawcą. Dodatkowo czasem wymagany jest również kod kreskowy towaru.

Program Obsługi Handlu pozwala na przechowywanie i umieszczanie na dokumentach sprzedaży zarówno kodów towarowych odbiorców jak i kodów kreskowych. Możliwe są dwa sposoby uzyskania tego.

Pierwszy, bardzo wygodny, opiera się na wykorzystaniu tzw. barkodowej wersji programu, tj. wersji współpracującej z czytnikiem kodów kreskowych. Pozwala ona "pod" kartą magazynową przechowywać wiele kodów kreskowych i kodów odbiorców. Szczegóły związane z konfiguracją programu w celu uzyskania tych danych na wydrukach znajdują się w dokumentacji.

Drugi sposób jest dostępny także w standardowej wersji programu (nie współpracującej z czytnikiem kodów kreskowych). Polega on na tym, że dla konkretnego odbiorcy zakłada się oddzielny magazyn, w którym nadaje się towarom nazwy zawierające m.in. kod tego odbiorcy. W celu dokonania sprzedaży należy najpierw przesunąć odpowiednią ilość towaru do tego magazynu wystawiając dokument MM, następnie zaś przygotować fakturę. Mankamentem tego sposobu działania jest zwiększanie liczby rejestrowanych dokumentów.

We współczesnym handlu warunki jakie firma handlowa może zaoferować odbiorcom mają decydujący wpływ na wyniki działalności. Jednym z najważniejszych pod tym względem czynników jest właściwy system rabatów i możliwość obsłużenia go przez stosowany system informatyczny. Niżej przedstawiony jest zarys możliwości naszego oprogramowania w tym zakresie.

1. Dla różnych odbiorców można stosować różne poziomy cen - program pozwala prowadzić wiele cenników i zawiera rozbudowane mechanizmy szybkiego ustalania cen sprzedaży.

2. Można ograniczyć się do niewielkiej ilości cen sprzedaży (nawet jeden rodzaj) i wykorzystać rozbudowane możliwości udzielania rabatów. Należą do nich:

a) rabat procentowy lub kwotowy do całej faktury (dokumentu sprzedaży),

b) rabat procentowy ustalany dla każdej pozycji faktury oddzielnie; możliwe jest zróżnicowanie rabatów dla poszczególnych towarów.

c) specjalny rabat dla wybranych towarów (promocje, specjalne okazje); można go okresowo "zawieszać",

d) rabat z tytułu zakupu towaru w opakowaniu zbiorczym; dla różnych opakowań można ustalać różne rabaty.

Ponadto każdemu odbiorcy można przypisać przynależny mu rabat niezależny od wymienionych wyżej.

Rabaty c) i d) mogą być stosowane dla wszystkich odbiorców lub tylko dla wybranych.

e) Rabat wyliczany w oparciu o tzw. grupy rabatowe klientów oraz grupy rabatowe towarów. Jest to specjalny system rabatowania dający największe możliwości różnicowania klientów.

Osoby zainteresowane szczegółowymi informacjami o poszczególnych rodzajach rabatów odsyłamy do dokumentacji oprogramowania oraz opisu modyfikacji programu.

W komputerach z systemem operacyjnym Windows ME programy Magres nie dają się uruchomić - pojawia się komunikat o błędzie.

Programy nie uruchamiają się z powodu złej konfiguracji komputera. Standardowo Windows ME pozwala programom DOS-owym otworzyć 30 plików. Dla programów Magres jest to niewystarczające. Konieczna jest zmiana konfiguracji systemu operacyjnego.

W komputerach z DOS, Windows 95, 98 i 98SE wpisy konfiguracyjne wykonuje się w plikach config.sys (FILES=90) oraz autoexec.bat (SET CLIPPER=F90).

W Windows ME wpisy takie są ignorowane. Konfigurację komputera dla programów wymagających DOS należy wykonać z użyciem nowego programu msconfig (uruchomienie przez menu Start, punkt Uruchom):

a) na zakładce Środowisko należy zdefiniować nową zmienną CLIPPER o wartości F90,

b) na zakładce system.ini należy w sekcji [386Enh] zmodyfikować (lub zdefiniować, jeśli nie istnieje) wpis PerVMFiles=90. Wpis ten odpowiada staremu FILES= w config.sys.

Po restarcie komputera programy Magres powinny prawidłowo się uruchamiać. Zaproponowana liczba 90 może być w miarę potrzeby zastąpiona inną, większą, np. jeśli komputer ma pełnić rolę serwera w małej sieci.

Nieprawidłowy wygląd tzw. polskich liter (ąśźżęłó, itd...) w programach Magres w komputerach z systemem operacyjnym Windows ME.

Windows ME nie przetwarza autoexec.bat, nie można więc uaktywnić obsługi polskich znaków przy pomocy dostarczanych przez nas sterowników przez ich ładowanie podczas startu komputera. Wykonane przez nas próby pokazały, że nie jest też przetwarzany plik wsadowy określony na zakładce PROGRAM we właściwościach skrótu do programu, a właśnie uaktywnienie obsługi polskich znaków poprzez dodatkowego batch-a było rozwiązaniem skutecznym i zarazem eleganckim - polskie litery były ładowane tylko na czas konkretnej sesji DOS-owej. W związku z tym proponujemy następujące najprostsze rozwiązanie:

W pliku mc.bat (zwykle tak się nazywa program uruchamiający menu główne) należy dodać polecenia uaktywniające polskie litery - odpowiednie wpisy tworzone przez instalatora można "ściągnąć" z pliku autoexec.bat.

Poniżej prezentujemy przykładową zawartość pliku mc.bat dla standardu znaków Mazovia.

c:\egapl ma+

c:\keybpl ma+

cd \automenu

auto

Podany przykład ilustruje tylko ideę rozwiazania problemu polskich znaków pod Windows ME. W konkretnym komputerze należy wykonać w mc.bat wpisy zgodne z lokalizacją i organizacją oprogramowania.

W komputerach z systemem operacyjnym Windows NT/2000/XP programy Magres nie dają się uruchomić - pojawia się komunikat o błędzie.

Programy nie uruchamiają się z powodu złej konfiguracji systemu.

Systemy te nie mają i nie przetwarzają plików startowych autoexec.bat i config.sys. Ustawień konfiguracyjnych dokonywać należy we Właściwościach skrótu do programów Magres (dla przypomnienia: właściwości są dostępne w menu, które pojawia się po kliknięciu skrótu prawym przyciskiem myszy).

Na zakładce PROGRAM należy kliknąć przycisk Zaawansowane. W nowym oknie wpisać należy nazwy plików konfiguracyjnych lub zaakceptować domyślnie proponowane przez system. W plikach tych należy następnie dokonać odpowiednich wpisów:

- w autoexec.nt wpisać SET CLIPPER=F90 oraz polecenie uaktywniające polskie litery, np. call c:\pl.bat

- w config.nt należy wpisać FILES=90 (zamiast 90 może być liczba większa).

Poza opisaną konfiguracją liczby otwieranych plików dodatkowy problem może sprawić uaktywnienie obsługi polskich liter. Poza wspomnianym wpisem w autoexec.nt należy też wyłączyć (tak, to nie pomyłka: wyłączyć)obsługę polskich ustawień narodowych. Służą do tego Opcje narodowe dostępne po kliknięciu prawym przyciskiem napisu Pl (lub En) w polu systemowym paska zadań i wyborze Właściwości. Przełączenie Pl na En lewym przyciskiem zwykle jest nieskuteczne - Windows zachowuje się wtedy dość dziwnie (można by to określić terminem: zmienia, ale nie zmienia).

Uwagi:
1. Windows NT/2000XP sprawia problemy z tworzeniem i konfigurowaniem skrótów do programów DOS. Utworzenie skrótu do pliku wsadowego *.bat powoduje, że we Właściwościach nie jest dostępna zakładka PROGRAM, a więc nie można wykonać powyższych ustawień. Rozwiązaniem tego problemu jest swego rodzaju "oszustwo": należy utworzyć najpierw skrót do jakiegokolwiek programu DOS-owego o rozszerzeniu *.exe, a następnie we Właściwościach zamiast nazwy tego programu wpisać nazwę pliku wsadowego, np. c:\mc.bat.
2. Oddzielnym problemem jest uruchamianie przez Windows NT/2000/XP aplikacji DOS-owych w trybie pełnoekranowym o 50 liniach, co objawia się "zagęszczeniem" linii i ogólnym pogorszeniem czytelności znaków. Aby temu zapobiec należy:
- uruchomić program Magres w oknie (pomoże kombinacja klawiszy (Alt)+(Enter),
- kliknąć myszą na ikonę w lewym górnym rogu okna i z menu wybrać "Właściwości",
- na zakładce "Układ" w polu wysokość ustawić 25,
- zatwierdzić zmiany z zapisaniem właściwości dla przyszłych okien o tej samej nazwie.
Następnie należy zakończyć program Magres. Po ponownym jego uruchomieniu możliwa już jest praca w standardowym trybie 25 linii na ekranie (w razie potrzeby należy kombinacją klawiszy (Alt)+(Enter) przełączyć się do trybu pełnoekranowego).

Zagadnienie:
Po kilku latach użytkowania Systemu Obsługi Handlu, w firmach intensywnie go wykorzystujących bazy danych mogą być dość duże. Może to powodować odczuwalne spowolnienie bieżącej pracy z programem (np. zatwierdzania kolejnych dokumentów), jak też znaczne wydłużenie operacji wykonywanych okazjonalnie (np. odtwarzanie indeksów).

Rozwiązanie
Możliwe jest wykonanie operacji skracania danych. Ogólnie rzecz biorąc polega ona na usunięciu niektórych danych do określonej daty. Oczywiście konieczne jest pozostawienie kopii archiwalnej.
Skracanie danych można wykonać z użyciem jednego z naszych programów serwisowych. Nie udostępniamy ich ogółowi naszych Klientów ze względu na to, że usunięcie części starych danych pociąga za sobą pewne niedogodności oraz konieczność stworzenia Użytkownikowi dostępu do danych archiwalnych. Klient musi więc świadomie podjąć pewne decyzje po dokładnej analizie rozmaitych aspektów własnej działalności i ewentualnych efektów usunięcia części danych. Z tego powodu programy serwisowe dostępne są dla informatyków pracujących w Magres oraz naszych Partnerów handlowych - z nimi należy się skonsultować w sprawie skracania danych i ewentualnego wykonania tej usługi.

7. Czy w programach Magres można prowadzić obsługę wielu banków i wielu kas?

Zagadnienie:
Dość często zdarza się, że firma używa kilku kont bankowych w różnych bankach i zachodzi potrzeba prowadzenia w programach Magres raportów bankowych dla każdego konta oddzielnie. Podobnie może być z raportami kasowymi, jeśli np. w firmie jest kilku kasjerów lub fakturzyści pobierają zapłatę i każdego z nich trzeba oddzielnie rozliczyć.

Rozwiązanie
Program Obsługi Handlu oraz Faktury Usługowe i Opisowe mogą pracować w trybie obsługi wielu kas i wielu banków. Tryb ten należy jednak w odpowiedni sposób uaktywnić - służy do tego opcja 11 na stronie 2 SETUP-u. Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie potrzebnych kas i banków (punkt NARZĘDZIA -> Opcje programu -> RAPORTY), w tym ustalenia bilansu otwarcia oraz użytkowników, którzy mają prawo dokonywania zapisów operacji w danej kasie (banku).
Należy też zwrócić uwagę na ustawienie w SETUP-ie programu w p. 1 na str. 2 i ewentualnie skorygować je stosownie do własnych potrzeb. Związane z tym jest uprawnienie użytkownika o nazwie Kod raportu dla zapłat gotówkowych, więc je również trzeba skontrolować i ustawić.

Po tych czynnościach przygotowawczych programy we wszystkich operacjach na kasie i banku żądają dodatkowo określenia kodu raportu w którym ma być zarejestrowany dokument wpłaty/wypłaty.
Dla każdej zdefiniowanej kasy (banku) oddzielnie prowadzone są raporty.

Uwaga: Przejście w tryb wielokasowy jest nieodwracalne! Nie można już wrócić do trybu obsługi jednej kasy (banku).

8. Jak przyspieszyć drukowanie z programów Magres w środowisku Windows?

Zagadnienie
Niektóre wydruki z programów Magres wykonywane na drukarkach sieciowych udostępnianych przez komputery z Windows wychodzą z dużym opóźnieniem, nawet kilkuminutowym.

Przyczyna tkwi w sposobie buforowania wydruków przez system operacyjny Windows. Opisywany problem nie występuje w komputerach z DOS.
Możliwa jest zmiana domyślnych parametrów konfiguracyjnych Windows, tak by przyspieszyć wysyłanie wydruków na drukarkę.

Rozwiązanie - Windows 9x
Należy dokonać podanych niżej zmian.
W pliku system.ini za sekcją [386Enh] należy umieścić następujące wpisy:

[Network]
PrintBufTime=2
[IFSMGR]
PrintBufTime=2

Jeśli podobne wpisy istnieją, to należy zastąpić istniejące w nich liczby na 2. Można też wypróbować inne ustawienia (domyślnie Windows przyjmuje 10).

Rozwiązanie - Windows 2000/XP
1. W rejstrze systemowym w kluczu:
     HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CURRENTCONTROLSET\CONTROL\WOW
należy mienić wartość
    LPT_timeout
na 1.

W pliku system.ini należy umieścić następujące wpisy:

[Network]
PrintBufTime=1
[IFSMGR]
PrintBufTime=1


Uwaga: Opisywane zmiany w plikach systemowych należy wykonywać bardzo ostrożnie, po uprzednim wykonaniu kopii bezpieczeństwa.

Powyższa porada została opracowana na podstawie materiałów przysłanych przez p. Pawła Nakoniecznego (dla Windows 9x) oraz p. Marka Grynkiewicza (dla Windows 2000/XP) - administratorów systemu w firmach handlowych używających oprogramowania Magres. Dziękujemy serdecznie p. Pawłowi i p. Markowi za przekazanie tych informacji!